Télécharger le PDF, le recharger : pourquoi les données BiPRO restent souvent inexploitées
Dans beaucoup de cabinets de courtage, le courrier entrant se traite encore ainsi : l'assureur met un PDF à disposition, quelqu'un le télécharge, le renomme et le recharge dans le logiciel de gestion. Pourtant, BiPRO et les données GDV fournissent depuis longtemps tout ce qu'il faut pour un classement automatique. Le problème vient rarement du standard. Il vient de ce qu'on fait ensuite des données.
Le quotidien du courrier entrant
Contrats, avenants, appels de cotisation, correspondance sinistres : chaque jour, des dizaines de documents arrivent des assureurs. Dans beaucoup de cabinets, ils atterrissent dans une boîte de réception ou un portail et sont traités à la main. Télécharger, ouvrir, chercher le client et le contrat, renommer, recharger, classer.
Chaque étape ne prend que quelques secondes. Au total, cela coûte cher. Un calcul simple, à titre d'exemple : avec 200 documents par semaine et deux minutes par document, cela représente plus de six heures de travail, semaine après semaine. Du temps qui manque pour le conseil.
À cela s'ajoutent les erreurs. Un document classé dans le mauvais contrat passe souvent inaperçu jusqu'au jour où l'on en a besoin.
Ce que BiPRO apporte vraiment
BiPRO est le standard du secteur en Allemagne pour l'échange numérique entre assureurs et intermédiaires. Les documents n'arrivent pas sous forme de PDF isolés, mais avec des métadonnées : numéro de contrat, type de document, assureur, date. De nombreux assureurs transmettent en outre des enregistrements GDV avec les données de portefeuille et de modification.
Dans la plupart des cas, l'information sur la place d'un document est donc déjà fournie. Personne n'a besoin de la rechercher à nouveau.
Pourquoi les données restent souvent inexploitées
Si les données sont là, pourquoi tant de cabinets travaillent-ils encore à la main ? Les raisons sont en général les mêmes.
La récupération n'est automatisée qu'à moitié. La boîte de réception collecte les envois, mais le traitement dans le logiciel de gestion manque ou reste incomplet.
La qualité des données ne suit pas. Les numéros de contrat figurent dans le portefeuille sous différentes formes, avec ou sans espaces ou tirets. Le rapprochement automatique échoue sur des détails.
La confiance fait défaut. Quand on a vu une fois un document rattaché au mauvais contrat, on préfère ensuite tout vérifier soi-même. C'est compréhensible, mais coûteux.
Classer automatiquement ou vérifier
La solution n'est pas l'un ou l'autre. Un bon système distingue deux circuits.
Les cas univoques sont classés automatiquement. Si le numéro de contrat correspond sans ambiguïté à un contrat du portefeuille, le document arrive chez le bon client et dans le bon contrat sans intervention. Pour la plupart des cabinets, c'est l'essentiel des envois.
Les cas incertains vont dans une corbeille de vérification. S'il n'y a aucune correspondance ou plusieurs, le système propose un rattachement, et un collaborateur le confirme en un clic.
Les données de portefeuille se mettent à jour d'elles-mêmes. Les modifications issues des données GDV, comme une nouvelle cotisation ou un capital assuré modifié, sont reprises directement dans le portefeuille. Personne n'a besoin de les ressaisir.
Le cabinet garde le contrôle, et le logiciel prend en charge la routine.
Pourquoi c'est plus qu'un gain de temps
Des données de portefeuille à jour sont la base de tout le reste. Pour vérifier qu'un contrat respecte encore votre standard maison, il faut le bon capital assuré dans le système, pas celui d'il y a trois ans. Pour repérer des lacunes de couverture, il faut un portefeuille complet.
Le traitement automatisé du courrier entrant n'est donc pas une question de confort. C'est la condition pour qu'un logiciel de courtage puisse anticiper.
Cinq questions à poser à votre logiciel de gestion
- Les envois BiPRO sont-ils récupérés automatiquement, ou quelqu'un doit-il les déclencher ?
- Les documents sont-ils rattachés automatiquement au bon contrat à partir des métadonnées ?
- Existe-t-il une corbeille de vérification pour les cas incertains, avec une proposition de rattachement ?
- Les modifications issues des données GDV sont-elles reprises directement dans le portefeuille ?
- Pouvez-vous voir quel pourcentage des envois est classé sans intervention manuelle ?
Si vous répondez non à plus d'une question, votre courrier entrant recèle beaucoup de temps inexploité.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que BiPRO ? BiPRO est un standard du secteur pour l'échange numérique de données et de documents entre assureurs et intermédiaires en Allemagne. Il permet de transmettre les documents avec des informations complémentaires structurées.
Quelle différence entre BiPRO et les données GDV ? BiPRO régit surtout le transport des documents et des données. L'enregistrement GDV est un format pour les données de portefeuille et de modification des contrats. Les deux se complètent.
Un document peut-il être rattaché automatiquement au mauvais contrat ? Si le système ne classe automatiquement que les correspondances univoques et soumet tous les autres cas à vérification, le risque est faible. L'essentiel est une base de données propre dans le portefeuille.
Faut-il un nouveau logiciel de gestion pour cela ? Pas forcément. Vérifiez d'abord, avec les cinq questions ci-dessus, ce que votre logiciel actuel sait faire et ce qui reste inexploité.
À propos de l'auteur
Holm Schimanski est associé et Chief AI Product Officer de tigerlab. Il travaille depuis plus de 21 ans dans le logiciel d'entreprise B2B et est responsable de tigerlab brokerage, un logiciel de gestion pour cabinets de courtage utilisé dans plus de 30 pays.