Descargar el PDF y volver a subirlo: por qué los datos BiPRO suelen quedar sin usar
En muchas corredurías, la entrada de documentos sigue funcionando así: el asegurador pone a disposición un PDF, alguien lo descarga, le cambia el nombre y lo vuelve a subir al sistema de gestión. Sin embargo, BiPRO y los datos GDV aportan desde hace tiempo todo lo necesario para archivarlos automáticamente. El problema rara vez es el estándar. Es lo que pasa después con los datos.
El día a día en la entrada de documentos
Pólizas, suplementos, recibos de prima, correspondencia de siniestros: cada día llegan decenas de documentos de los aseguradores. En muchas corredurías acaban en un buzón o un portal y se procesan a mano. Descargar, abrir, buscar cliente y contrato, renombrar, subir, archivar.
Cada paso dura solo unos segundos. En conjunto, cuesta mucho. Un cálculo sencillo a modo de ejemplo: con 200 documentos a la semana y dos minutos por documento, son más de seis horas de trabajo, semana tras semana. Tiempo que falta para asesorar.
A eso se suman los errores. Un documento archivado en el contrato equivocado a menudo no se detecta hasta que alguien lo necesita.
Qué aporta realmente BiPRO
BiPRO es el estándar del sector en Alemania para el intercambio digital entre aseguradores y mediadores. Los documentos no llegan como PDF sueltos, sino con metadatos: número de póliza, tipo de documento, asegurador, fecha. Además, muchos aseguradores envían registros de datos GDV con datos de cartera y de modificaciones.
Es decir, en la mayoría de los casos la información sobre dónde va cada documento ya viene incluida. Nadie tiene que volver a buscarla.
Por qué los datos suelen quedar sin usar
Si los datos están ahí, ¿por qué tantas corredurías siguen trabajando a mano? Los motivos suelen ser los mismos.
La recepción solo está automatizada a medias. El buzón recoge las entregas, pero el procesamiento en el sistema de gestión falta o está incompleto.
La calidad de los datos no encaja. Los números de póliza figuran en la cartera con distintos formatos, con y sin espacios o guiones. La asignación automática falla por detalles.
Falta confianza. Quien ha visto alguna vez un documento asignado al contrato equivocado prefiere revisarlo todo personalmente. Comprensible, pero caro.
Archivar automáticamente o revisar
La solución no es una cosa o la otra. Un buen sistema separa dos caminos.
Los casos inequívocos se archivan automáticamente. Si el número de póliza coincide sin duda con un contrato de la cartera, el documento llega al cliente y al contrato correctos sin intervención. En la mayoría de las corredurías, esto es la mayor parte de las entregas.
Los casos dudosos van a una bandeja de revisión. Si no hay coincidencia o hay varias, el sistema propone una asignación y un empleado la confirma con un clic.
Los datos de cartera se actualizan solos. Los cambios procedentes de los datos GDV, como una nueva prima o una suma asegurada modificada, se incorporan directamente a la cartera. Nadie tiene que teclearlos.
Así el control sigue en manos de la correduría, y la rutina la asume el software.
Por qué esto es más que ahorrar tiempo
Unos datos de cartera actualizados son la base de todo lo demás. Quien quiera comprobar si un contrato sigue cumpliendo su estándar de la casa necesita la suma asegurada correcta en el sistema, no la de hace tres años. Quien quiera encontrar carencias de cobertura necesita una cartera completa.
Por eso la entrada automatizada de documentos no es una cuestión de comodidad. Es la condición para que un sistema de gestión pueda anticiparse.
Cinco preguntas para su sistema de gestión
- ¿Se recogen automáticamente las entregas BiPRO, o alguien tiene que lanzarlas?
- ¿Se asignan los documentos automáticamente al contrato correcto a partir de los metadatos?
- ¿Existe una bandeja de revisión para los casos dudosos, con una propuesta de asignación?
- ¿Se incorporan directamente a la cartera los cambios de los datos GDV?
- ¿Puede ver qué porcentaje de las entregas se archiva sin trabajo manual?
Si responde que no a más de una pregunta, en su entrada de documentos hay mucho tiempo sin aprovechar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es BiPRO? BiPRO es un estándar del sector para el intercambio digital de datos y documentos entre aseguradores y mediadores en Alemania. Hace que los documentos lleguen con información adicional estructurada.
¿Qué diferencia hay entre BiPRO y los datos GDV? BiPRO regula sobre todo el transporte de documentos y datos. El registro GDV es un formato para datos de cartera y de modificaciones de contratos. Ambos se complementan.
¿Puede un documento asignarse automáticamente al contrato equivocado? Si el sistema solo archiva automáticamente las coincidencias inequívocas y envía todos los demás casos a revisión, el riesgo es bajo. Lo decisivo es una base de datos limpia en la cartera.
¿Necesito un sistema de gestión nuevo para esto? No necesariamente. Compruebe primero, con las cinco preguntas anteriores, qué puede hacer su sistema actual y qué está sin usar.
Sobre el autor
Holm Schimanski es socio y Chief AI Product Officer de tigerlab. Lleva más de 21 años trabajando en software empresarial B2B y es responsable de tigerlab brokerage, un sistema de gestión para corredurías que se utiliza en más de 30 países.