PDF herunterladen, neu hochladen: Warum BiPRO-Daten im Maklerbüro oft ungenutzt bleiben
In vielen Maklerbüros sieht der Dokumenteneingang noch so aus: Der Versicherer stellt ein PDF bereit, jemand lädt es herunter, benennt es um und lädt es im Maklerverwaltungsprogramm wieder hoch. Dabei liefern BiPRO und GDV-Daten längst alles, was für eine automatische Ablage nötig ist. Das Problem ist selten der Standard, sondern was danach mit den Daten passiert.
Der Alltag im Dokumenteneingang
Policen, Nachträge, Beitragsrechnungen, Schadenkorrespondenz: Jeden Tag kommen Dutzende Dokumente von Versicherern an. In vielen Büros landen sie in einem Postfach oder Portal und werden von Hand weiterverarbeitet. Herunterladen, öffnen, Kunde und Vertrag suchen, umbenennen, hochladen, ablegen.
Jeder einzelne Schritt dauert nur Sekunden. In Summe kostet er viel. Eine einfache Beispielrechnung: Bei 200 Dokumenten pro Woche und zwei Minuten pro Dokument sind das über sechs Stunden Arbeitszeit, Woche für Woche. Zeit, die in der Beratung fehlt.
Dazu kommen Fehler. Ein Dokument beim falschen Vertrag abgelegt fällt oft erst auf, wenn es gebraucht wird.
Was BiPRO eigentlich liefert
BiPRO ist der Branchenstandard für den digitalen Austausch zwischen Versicherern und Vermittlern. Dokumente kommen nicht als lose PDFs, sondern mit Metadaten: Versicherungsscheinnummer, Dokumentart, Versicherer, Datum. Dazu liefern viele Versicherer GDV-Datensätze mit Bestands- und Änderungsdaten.
Die Information, wohin ein Dokument gehört, ist also in den meisten Fällen bereits mitgeliefert. Ein Mensch muss sie nicht noch einmal heraussuchen.
Warum die Daten oft ungenutzt bleiben
Wenn die Daten da sind, warum arbeiten so viele Büros trotzdem von Hand? Die Gründe sind meist dieselben.
Der Abruf ist nur halb automatisiert. Das Postfach sammelt die Lieferungen, aber die Weiterverarbeitung im Maklersystem fehlt oder ist lückenhaft.
Die Datenqualität passt nicht. Vertragsnummern stehen in unterschiedlichen Schreibweisen im Bestand, mit und ohne Leerzeichen oder Bindestriche. Die automatische Zuordnung scheitert an Kleinigkeiten.
Es fehlt das Vertrauen. Wer einmal erlebt hat, dass ein Dokument falsch zugeordnet wurde, prüft danach lieber alles selbst. Verständlich, aber teuer.
Automatisch ablegen oder prüfen
Die Lösung ist kein Entweder-oder. Ein gutes System trennt zwei Wege.
Eindeutige Fälle werden automatisch abgelegt. Passt die Versicherungsscheinnummer eindeutig zu einem Vertrag im Bestand, landet das Dokument ohne Zutun beim richtigen Kunden und Vertrag. Bei den meisten Büros ist das der Großteil der Lieferungen.
Unsichere Fälle gehen in einen Prüfkorb. Gibt es keinen oder mehrere Treffer, schlägt das System eine Zuordnung vor, und ein Mitarbeiter bestätigt mit einem Klick.
Bestandsdaten aktualisieren sich selbst. Änderungen aus GDV-Daten, etwa ein neuer Beitrag oder eine geänderte Deckungssumme, werden direkt in den Bestand übernommen. Kein Mitarbeiter muss sie abtippen.
So bleibt die Kontrolle beim Büro, aber die Routine übernimmt die Software.
Warum das mehr ist als Zeitersparnis
Aktuelle Bestandsdaten sind die Grundlage für alles Weitere. Wer prüfen will, ob ein Vertrag noch den eigenen Hausstandard erfüllt, braucht die richtige Deckungssumme im System, nicht die von vor drei Jahren. Wer Deckungslücken finden will, braucht einen vollständigen Bestand.
Automatisierter Dokumenteneingang ist deshalb kein Komfortthema. Er ist die Voraussetzung dafür, dass ein Maklersystem überhaupt mitdenken kann.
Fünf Fragen an Ihr Maklersystem
- Werden BiPRO-Lieferungen automatisch abgerufen, oder muss jemand sie anstoßen?
- Werden Dokumente anhand der Metadaten automatisch dem richtigen Vertrag zugeordnet?
- Gibt es einen Prüfkorb für unsichere Fälle, mit Zuordnungsvorschlag?
- Werden Änderungen aus GDV-Daten direkt in den Bestand übernommen?
- Können Sie sehen, wie viel Prozent der Lieferungen ohne Handarbeit abgelegt werden?
Wenn Sie mehr als eine Frage mit Nein beantworten, steckt in Ihrem Dokumenteneingang viel ungenutzte Zeit.
Häufige Fragen
Was ist BiPRO? BiPRO ist ein Branchenstandard für den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Versicherern und Vermittlern in Deutschland. Er sorgt dafür, dass Dokumente mit strukturierten Zusatzinformationen geliefert werden.
Was ist der Unterschied zwischen BiPRO und GDV-Daten? BiPRO regelt vor allem den Transport von Dokumenten und Daten. Der GDV-Datensatz ist ein Format für Bestands- und Änderungsdaten zu Verträgen. Beide ergänzen sich.
Kann ein Dokument automatisch falsch zugeordnet werden? Wenn das System nur eindeutige Treffer automatisch ablegt und alle anderen Fälle zur Prüfung vorlegt, ist das Risiko gering. Entscheidend ist eine saubere Datenbasis im Bestand.
Brauche ich dafür ein neues Maklersystem? Nicht unbedingt. Prüfen Sie zuerst mit den fünf Fragen oben, was Ihr heutiges System kann und was nicht genutzt wird.
Über den Autor
Holm Schimanski ist Partner und Chief AI Product Officer der tigerlab. Er arbeitet seit mehr als 21 Jahren in der B2B-Unternehmenssoftware und verantwortet tigerlab MVP, die Maklerplattform von tigerlab, die in über 30 Ländern im Einsatz ist.